Politique de confidentialité (RGPD)
Mairie Assistante traite des données pour le compte de mairies clientes (la commune est responsable de traitement, Mairie Assistante est sous-traitant au sens de l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD)).
Cette politique décrit comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons les données personnelles dans le cadre de l'utilisation de notre service.
1. Données collectées
Dans le cadre du service, nous traitons les catégories de données suivantes :
- Données d'identification des secrétaires de mairie : nom, prénom, adresse électronique professionnelle, mairie de rattachement.
- Données issues des mails entrants traités : expéditeur (nom et adresse mail), objet, corps du message, pièces jointes, date de réception. Ces données proviennent de la boîte mail Microsoft 365 de la mairie connectée au service.
- Données générées par le traitement : classification IA (catégorie : urbanisme, état civil, citoyens, etc.), niveau d'urgence détecté, justification, brouillons de réponse rédigés par l'IA.
- Données des dossiers d'urbanisme : demandeur, adresse du projet, type de demande, pièces requises, statut, commentaires internes.
- Enregistrements audio des conseils municipaux (lorsque la fonctionnalité est utilisée), accompagnés de leur transcription textuelle et du procès-verbal généré.
- Données techniques : journaux d'accès au service (horodatage, identifiant utilisateur, action réalisée) à des fins de sécurité et de support.
2. Finalités du traitement
Les données sont traitées exclusivement pour les finalités suivantes :
- Fournir le service de tri automatique et d'assistance à la rédaction de réponses aux mails de la mairie.
- Suivre l'avancement des dossiers d'urbanisme et d'état civil.
- Transcrire et structurer les séances de conseil municipal en procès-verbaux conformes aux articles L.2121-25 et L.2121-15 du Code général des collectivités territoriales (CGCT).
- Assurer le support technique et la sécurité du service.
- Répondre aux obligations légales et réglementaires applicables.
3. Base légale du traitement
Le traitement repose sur l'exécution du contrat conclu entre la mairie cliente (responsable de traitement) et Mairie Assistante (sous-traitant), conformément à l'article 6.1.b du RGPD. Un contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD est signé avec chaque mairie cliente lors de l'inscription au service.
4. Sous-traitants et hébergement
Pour fournir le service, nous faisons appel à des sous-traitants techniques (sous-traitants ultérieurs au sens de l'article 28.4 du RGPD), tous situés au sein de l'Union européenne :
| Sous-traitant | Rôle | Région | Pays |
|---|---|---|---|
| Hébergement de l'application web | Mise à disposition du service en ligne | Paris | France |
| Base de données | Stockage des données du service | Union européenne | UE |
| Stockage audio | Conservation temporaire des enregistrements de conseil municipal | Paris | France |
| Transcription audio et intelligence artificielle | Transcription des séances, classification et génération de texte | France | France |
| Envoi de mails transactionnels | Notifications de l'éditeur | Union européenne | UE |
| Messagerie de la mairie (Microsoft 365 ou équivalent) | Accès en lecture/écriture à la boîte mail de la mairie cliente | Selon la configuration du locataire de la mairie | Variable (généralement UE pour les mairies françaises) |
| Protection anti-robot du formulaire d'essai gratuit (Cloudflare Turnstile) | Vérification que les soumissions du formulaire d'essai gratuit du site vitrine proviennent bien d'un être humain (pas d'un robot). N'a jamais accès aux données des mairies clientes. | Réseau mondial (routage anycast — le trafic des visiteurs européens est traité par les serveurs européens du réseau) | Union européenne pour les visiteurs européens (Cloudflare Inc. — siège États-Unis, avec clauses contractuelles types SCC 2021/914/UE approuvées par la Commission européenne) |
La liste nominative et à jour de nos sous-traitants est annexée au contrat de sous-traitance (DPA) signé avec chaque mairie cliente, et communiquée à toute collectivité qui en fait la demande à contact@assistante-mairie.fr.
Aucun transfert hors Union européenne n'est effectué pour les données de la mairie cliente. Le site vitrine assistante-mairie.fr est servi depuis l'infrastructure Vercel située à Paris.
Précision sur Cloudflare Turnstile : le formulaire d'essai gratuit du site vitrine utilise le service Cloudflare Turnstile pour empêcher les soumissions automatisées par des robots. Ce service, fourni par Cloudflare Inc., peut traiter des signaux techniques du navigateur du visiteur (adresse IP, empreinte navigateur, temps d'interaction, cookies Cloudflare limités à cette fin) à des fins exclusives de détection de trafic automatisé. Ces données restent limitées au site vitrine et n'entrent en aucun cas en contact avec les données des mairies clientes traitées dans l'application. Le traitement respecte les clauses contractuelles types (SCC) approuvées par la Commission européenne. Pour plus de détails : Cloudflare Turnstile Privacy Addendum.
5. Durée de conservation
- Mails traités : conservés pendant toute la durée du contrat avec la mairie. À la fin du contrat, les données sont restituées puis supprimées sous 30 jours.
- Dossiers d'urbanisme et d'état civil : idem, conservés pendant toute la durée du contrat.
- Enregistrements audio des conseils municipaux : supprimés automatiquement 30 jours après enregistrement (Lifecycle Policy Scaleway). Les transcriptions textuelles et procès-verbaux sont conservés pendant toute la durée du contrat.
- Journaux d'accès techniques : conservés 12 mois maximum à des fins de sécurité et de support.
6. Sécurité
- Chiffrement des données en transit (HTTPS / TLS 1.3) entre les utilisateurs et le service.
- Chiffrement des données au repos sur les infrastructures de stockage (Supabase, Scaleway).
- Authentification forte (à deux facteurs) sur les comptes administrateurs du service.
- Cloisonnement strict des données entre mairies clientes (chaque mairie n'a accès qu'à ses propres données).
- Sauvegardes régulières chiffrées.
- Journalisation des accès et des actions sensibles.
7. Droits des personnes concernées
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, toute personne dispose des droits suivants sur ses données personnelles :
- Droit d'accès et de communication des données.
- Droit de rectification des données inexactes.
- Droit à l'effacement des données (« droit à l'oubli »).
- Droit à la limitation du traitement.
- Droit à la portabilité des données.
- Droit d'opposition au traitement.
- Droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement.
- Droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
Comment exercer ses droits : la mairie cliente, en tant que responsable de traitement, est le point de contact privilégié pour exercer ces droits. Pour les demandes spécifiquement liées à la fonction de sous-traitant de Mairie Assistante, contactez contact@assistante-mairie.fr.
8. Cookies
Le site vitrine assistante-mairie.fr n'utilise aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de pistage. Seuls les cookies strictement nécessaires au fonctionnement de l'application (session de connexion sur app.assistante-mairie.fr) sont déposés une fois l'utilisateur identifié dans l'application. Aucun consentement préalable n'est requis pour ces cookies techniques (article 82 de la loi Informatique et Libertés).
9. Modifications de la politique
La présente politique de confidentialité peut être modifiée pour refléter des évolutions du service, des sous-traitants ou des obligations légales. Toute modification substantielle sera notifiée aux mairies clientes par mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour est indiquée en bas de cette page.
10. Contact
Pour toute question relative à cette politique ou à la protection de vos données :
Dernière mise à jour : 03 août 2026.